Apa itu Matriks RASCI?
Mungkin karena keisengan dan selalu ingin tahu proses bisnis sebuah layanan, saya sering tertarik untuk membaca SOP (Standard operating procedure) yang berisikan flowchart sebuah proses, baik itu layanan jasa ataupun alur produksi sebuah barang. Dari bermacam SOP yang saya baca, oke lah banyak hal yang saya pahami, tapi lebih banyak lagi yang gak saya pahami tentunya :D
Salah satu hal yang menarik adalah kolom matriks RASCI, saya sudah bertanya dan dijelaskan mengenai RASCI ini, namun masih ada saja yang saya rasa kurang. Walaupun sudah mulai paham bahwa intinya matriks RASCI ini menggambarkan porsi tanggung jawab semua pihak yang terlibat dalam proses.
Ini contoh matriks RASCI sederhana:
Ini contoh matriks RASCI sederhana:
Mungkin matrik RASCI, RASIC, RACI atau sejenisnya bukan merupakan hal asing bagi mereka yang berkecimpung dalam dunia manajemen. Tapi buat saya ini hal baru, mangkanya hari ini saya belajar sedikit mengenai hal ini. Berikut ini catatan saya setelah browsing hingga ke negeri China. *halah*
Buat yang belum tahu, apa itu Matriks RASCI, maka Matriks RASCI itu tidak lain dan tidak bukan; singkatan dari Responsible, Approval, Support, Consult dan Informed.
Sekali lagi supaya lebih jelas, makna singkatan RASCI dan penjelasannya adalah sebagai berikut:
Buat yang belum tahu, apa itu Matriks RASCI, maka Matriks RASCI itu tidak lain dan tidak bukan; singkatan dari Responsible, Approval, Support, Consult dan Informed.
- Responsible yakni pihak yang melakukan suatu pekerjaan,
- Approval yakni pihak evaluator atau pengambil keputusan,
- Support adalah pihak yang memberikan dukungan sumber daya,
- Consult adalah pihak yang dimintai pendapat / expertist,
- Informed yakni pihak-pihak yang diberikan informasi / Stakeholder.
RASCI Model menggambarkan alur proses baru dengan melihat peran, aktivitas, dan tanggung jawab dari masing-masing aktor yang menjalankan proses tersebut yang digambarkan secara jelas siapa yang melakukan pada setiap proses baru yang dilakukan.
- Responsible “R” adalah individu yang melakukan kegiatan atau yang melakukan pekerjaan.
- Approve “A” adalah individu yang memainkan peran penting dalam proses pengambilan keputusan.
- Support “S” adalah individu yang bekerja secara bersama-sama dengan orang lain, yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas bersama, tetapi lebih dalam wilayah administratif.
- Consulted “C” dimana individu membutuhkan feedback untuk berkontribusi dalam aktivitas tersebut.
- Informed “I” adalah individu yang perlu mengetahui semua tentang keputusan yang telah dibuat.
Apa Isi Matriks RASCI?
Langsung aja deh, Matriks RASCI adalah sebuah linear responsibility charts (LRC), atau dikenal sebagai responsibility assignment matrix (RAM), adalah sebuah matriks khusus yang digunakan dalam manajemen proyek. Berisikan daftar berupa kolom list agenda kegiatan yang akan dilakukan, sedangkan kolom di sampingnya mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab terhadap kegiatan itu.
Matriks
ini sangat bermanfaat dalam menjelaskan peran dan tanggungjawab antar
bagian di dalam suatu proyek atau proses. Pihak-pihak yang terlibat dan
apa perannya dalam sebuah proses dapat dilihat dengan jelas dalam
matriks RACI ini.
Lebih luasnya manfaat atau kegunaan Matriks RASCI ini untuk organisasi adalah:
- Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada karyawan tertentu atau departemen;
- Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan;
- Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan tanggung jawab;
- Menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab proyek;
- Mendistribusikan kerja antara kelompok untuk mendapatkan efisiensi kerja yang lebih baik;
- Terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi;
- Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisasi.
Di antara semua kegunaan itu hal yang paling saya perhatikan adalah "Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisasi".
Ini terkait siapa yang akan bertanggung jawab atas sebuah proses pekerjaan. Memperjelas fungsi dan tanggung jawab semua yang terlibat, sehingga dapat dengan cepat memetakan letak permasalahan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Dapat memperjelas proses pekerjaan dan menghilangkan pihak-pihak yang tidak berkepentingan serta mencegah duplikasi pekerjaan dan tanggung jawab agar tim kerja menjadi efisien.
Memperjelas kepada pihak mana kerjasama dilakukan, kepada siapa koordinasi dan konsultasi dilakukan dan siapa yang berwenang menyetujui dan mengevaluasi sebuah pekerjaan.
Matriks ini jelas berhubungan dengan manajemen proses, siapa berperan apa, jadi lebih fokus pada proses atau aktivitasnya, bukan pada hasil dari proses atau aktivitasnya.
Kenapa RASCI menjadi penting?
Ini akan banyak berkaitan dengan Audit Kepatuhan (Compliance Audit) di mana yang diuji adalah kepatuhan entitas yang diaudit dalam melaksanakan peraturan/prosedur, dalam hal ini SOP (Standar Operasional Prosedur), Standar Layanan, Janji Layanan atau jobdesknya masing-masing divisi.
Dengan matriks RASCI ini, auditor akan dengan lebih mudah menentukan pihak mana yang bertanggung jawab dalam sebuah tahapan proses, dan apakah telah atau belum memenuhi prosedur yang sudah ditetapkan.
Itu aja gan, catatan kecil saya soal RASCI responsibility charts/matriks, lebih dan kurangnya kita bahas di form komentar ajah :)
Itu aja gan, catatan kecil saya soal RASCI responsibility charts/matriks, lebih dan kurangnya kita bahas di form komentar ajah :)
Salam.
Responsibility assignment matrix (Wikipedia)
Responsibility Charts (Kuliah Manajemen)
The RASCI (SE+)