Di Balik Layar Jambore Relawan Sekolah Raya

Di Balik Layar Jambore Relawan Sekolah Raya

Saya yakin kawan-kawan ini ada yang tidak suka dengan tulisan saya kali ini, tapi bukankah tema dari Jambore Relawan Sekolah Raya 2015 adalah merekam jejak relawan? Bukankah dengan merekamnya melalui tulisan akan dapat bermanfaat untuk orang lain, terutama dengan mengenal siapa dan bertugas apa, jadi tenang saja kawan, saya akan lebih menitik beratkan pada tugas fungsinya loh, bukan pada person :) *mudah-mudahan saya konsisten*


Ketua Pelaksana (Ketupel)

Tugas ini dipegang Mas Salman Faris (BlogFam), seorang Travel Blogger yang juga menjabat Presiden Blogfam serta berbagai peran dalam dunia per-blog-an atau yang sering disebut "blogoshpere".

Mas Salman adalah person in charge dalam melakukan perencanaan (merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan), Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan tanggungjawab/ pendelegasian kepada panitia), Mengontrol (mengecek atau meminta laporan kemajuan persiapan dan status kegiatan), mengkordinasikan bagian-bagian atau divisi-divisi dalam kegiatan sebelum pelaksanaan, menjamin kelancaran masa pelaksanaan dan mempertanggungjawabkan kegiatan paska pelaksanaan. Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Ketupel, Mas Salman berwenang memimpin dan memberi persetujuan segala keputusan segala macam urusan yang tidak dapat diselesaikan oleh Panitia Pelaksana (panpel). Memberikan teguran kepada unit panitia bila tidak menjalankan tugasnya dengan baik dan benar sesuai amanat UU Perkawinan #eh. Yang pasti ini tugas yang membutuhkan kesiapan mental menghadapi berbagai tekanan dan luas dalam memikirkan peluang mencari alternatif penyelesaian malasah di lapangan.

Menurut saya Mas Salman berhasil mengemban tugas Ketua Pelaksana Jambore Relawan ini dengan baik :) Kalau akuh sih: yesss, jos gandos lah.

Di Balik Layar Jambore Relawan Sekolah Raya

Sekretaris

Tugas Sekretaris secara aklamasi dipegang oleh Kak Diaz Setia Wahyuni, mahasiswi yang nyambi jadi wanita karir ini adalah salah satu penggiat "kuli kardus" di Satu Juta Buku (Sajubu). Sebagai sekretaris ia bertugas membuat surat-surat yang diperlukan, termasuk drafting Proposal Kegiatan & Surat permohonan bantuan dana (proposal sponsor), mencatat distribusi surat dan tindak lanjutnya (Arsip surat masuk atau keluar dan penomorannya). Tugas yang tidak kalah penting adalah notulensi atau mencatat hasil keputusan rapat, usulan, kritik & saran dlsb, membuat draft dan konsep laporan pertanggungjawaban kegiatan kepanitiaan atas pelaksanaan kegiatan, dengan dasar laporan setiap unit panpel. Hal yang sering dilupakan adalah kewajiban menata dan menyimpan file-file / data, baik hardcopy maupun softcopy yang terkait kegiatan.

Namun karena kesibukan kuliah dan tuntutan kehidupan profesionalnya.... sepertinya beberapa tugas didelegasikan kepada panitia lain, yang saya lihat sih banyak tugas sekretaris disini diambil alih oleh Bedahara Jamrel, siapakah dia?

Bendahara

Tugas utama Bendahara adalah membuat Rencana Anggaran. Menerima, menyimpan, mengeluarkan uang kepanitiaan, mencatat/membukukan segala transaksi uang masuk dan keluar (cash flow). Menyusun laporan keuangan. Tugas yang membutuhkan ketelitian dan kesabaran ini dipegang oleh  Irma Juwita yang lebih beken dengan inisial namanya: I-je :) Seorang blogger yang sudah lama tidak update blog, yang saya tahu beliau ini Relawan di Korsi (Komunitas Beraksi), Blogger Hibah Buku, BlogFam dst. Belum pernah kencan serius jadi belum terlalu kenal profil bendahara yang kadang jutek ini *hahaha*

Di Balik Layar Jambore Relawan Sekolah Raya

Seksi Acara

Bagian ini support kegiatan dan akan sangat sibuk pada acara berlangsung, mereka adalah Monica Fransiska (Buku Bagi NTT), Endah Sarwendah (Sekolah Raya). Tugasnya secara umum menyediakan peralatan yang dibutuhkan selama kegiatan, menyiapkan ruangan yang digunakan untuk kegiatan. Kok seksi acara hanya diisi 2 orang? Iya, 2 superwoman ini adalah penanggung jawab seksi acara, saat pelaksanaan seksi acara ini dibantu beberapa personil seperti Anwar (Sanggar Akar) yang menjabat Steering Commitee, Ahmad Sirajudin (Sirod), Widya Hapsari (Sobat Kolong), Liikee dan beberapa relawan lain dari seksi lainnya.

Seksi Perlengkapan

Seksi ini diisi beberapa tulang punggung Sekolah Raya, yaitu: Aun Karbela, Fajar Kuntarto. Tugas utamanya menyediakan peralatan ini termasuk menyewa, meminjam, membeli berbagai barang yang diperlukan untuk menunjang acara. Bertanggung jawab atas ruangan dan barang-barang yang dipinjam dan disewa. Seksi ini juga bertanggung jawab mencetak banner, poster pendukung acara.

Seksi Publikasi dan Dokumentasi

Seksi ini bertanggung jawab terhadap seluruh dokumentasi gambar maupun video selama pelaksaaan acara. Mendokumentasikan kegiatan field study dalam bentuk foto dan video. Mengolah seluruh data dokumentasi yang diperoleh dalam bentuk film/video mempublikasikan dokumentasi dalam berbagai media yang tersedia.

Di Balik Layar Jambore Relawan Sekolah Raya

Seksi Konsumsi  :

Urusan 1 ini sangat vital dan menyangkut hidup matinya sebuah acara :) *lebay*. Di seksi konsumsi ini ada duet maut yang sudah khatam soal kuliner, yaitu Hilda Amati (Sobat Kolong) yang tenar seantero kolong jembatan Latumenten dengan panggilan Ndha, bersama Ratna Setyaningsih/ Mbak Nana sang istri setia dari Anwar. Mencari konsumsi sesuai dengan budget. Menyediakan konsumsi saat acara berlangsung. Menjalin kontak dengan penyedia konsumsi. Bertanggung jawab atas konsumsi yang disediakan.

Seksi Humas

Hubungan Masyarakat atau Public Relation Jamrel digawangi Novita Anggraini (Sajubu) dan Ken Mentari Tilammura (Indo Charity), Anazkia (Blogger Hibah Buku) trio maut ini terbukti efektif mengkampanyekan kegiatan ini, banyaknya peserta yang hadir hampir semua mengaku mengetahui informasinya melalui salah satu trio ini.

Fasilitator

Mbak Henny B Hastuti, Prita HW (Jurkhat). Sedianya seperti tahun lalu, fasilitator Jambore Relawan diisi oleh Cak Ipoe, namun rupanya alam menetapkan lain, Cak Ipoel yang sudah dalam perjalanan menuju Jamrel terpaksa kembali ke Surabaya karena ada hal yang mendesak, kami paham Cak, semoga niat baik dan doa Cak Ipoel  menjadi pembuka ijabahnya doa semoga ananda Cak Ipoel cepat pulih dan kembali beraktivitas sperti biasa, Amin.

Steering Commitee  : Agustian, Muhammad Anwar, Ratna Setyaningsih E.S.

Kalau membaca susunan panitia resminya memang sedikit agak berbeda, saya juga menulis ini berpegang pada susunan resmi yang bisa ditemukan di dokumen arsip panitia, tentunya dengan penambahan dan penjelasan dari apa yang saya lihat dari pelaksanaan acara selama 28-29 November 2015.

Klik untuk komentar