Kategori:

Mengenal RASCI (responsibility charts/matriks)

Mungkin karena keisengan dan selalu ingin tahu proses bisnis sebuah layanan, saya sering tertarik untuk membaca SOP (Standard operating procedure) yang berisikan flowchart sebuah proses, baik itu layanan jasa ataupun alur produksi sebuah barang. Dari bermacam SOP yang saya baca, oke lah banyak hal yang saya pahami, tapi lebih banyak lagi yang gak saya pahami tentunya :D
Salah satu hal yang menarik adalah kolom matriks RASCI, saya sudah bertanya dan dijelaskan mengenai RASCI ini, namun masih ada saja yang saya rasa kurang. Walaupun sudah mulai paham bahwa intinya matriks RASCI ini menggambarkan porsi tanggung jawab semua pihak yang terlibat dalam proses. 

Ini contoh matriks RASCI sederhana:
RASCI responsibility charts matriks
Mungkin matrik RASCI, RASIC, RACI atau sejenisnya bukan merupakan hal asing bagi mereka yang berkecimpung dalam dunia manajemen. Tapi buat saya ini hal baru, mamgkanya hari ini saya belajar sedikit mengenai hal ini. Berikut ini catatan saya setelah browsing hingga ke negeri China. *halah*

Buat yang belum tahu, RASCI itu tidak lain dan tidak bukan; singkatan dari Responsible, Approval, Support, Consult dan Informed.
Responsible yakni pihak yang melakukan suatu pekerjaan,
Approval yakni pihak evaluator atau pengambil keputusan,
Support adalah pihak yang memberikan dukungan sumber daya,
Consult adalah pihak yang dimintai pendapat / expertist,
Informed yakni pihak-pihak yang diberikan informasi / Stakeholder.

Langsung aja deh, matrik RASCI adalah sebuah linear responsibility charts (LRC), atau dikenal sebagai responsibility assignment matriks (RAM), adalah sebuah matriks khusus yang digunakan dalam manajemen proyek. Berisikan daftar berupa kolom list agenda kegiatan yang akan dilakukan, sedangkan kolom disampingnya mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab terhadap kegiatan itu. 

Matriks ini sangat bermanfaat dalam menjelaskan peran dan tanggungjawab antar bagian di dalam suatu proyek atau proses. Pihak-pihak yang terlibat dan apa perannya dalam sebuah proses dapat dilihat dengan jelas dalam matriks ini.
http://strategiceventsplus.com/wp-content/uploads/2013/12/21.jpg
 Penerapan RASCI dalam Web Development (SE+)

Lebih luasnya kegunaan RASCI ini untuk organisasi adalah:
• Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada karyawan tertentu atau departemen;
• Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan;
• Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan tanggung jawab;
• Menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab proyek;
• Mendistribusikan kerja antara kelompok untuk mendapatkan efisiensi kerja yang lebih baik;
• Terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi;
• Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisasi.

Diantara semua kegunaan itu hal yang paling saya perhatikan adalah "Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisasi". Ini terkait siapa yang akan bertanggung jawab atas sebuah pekerjaan. Memperjelas fungsi dan tanggung jawab semua yang terlibat, sehingga dapat dengan cepat memetakan letak permasalahan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Dapat memperjelas proses pekerjaan dan menghilangkan pihak-pihak yang tidak berkepentingan serta mencegah duplikasi pekerjaan dan tanggung jawab agar tim kerja menjadi efisien. Memperjelas kepada pihak mana kerjasama dilakukan, kepada siapa kordinasi dan konsultasi dilakukan dan siapa yang berwenang menyetujui dan mengevaluasi sebuah pekerjaan. Matriks ini jelas berhubungan dengan manajemen proses, siapa berperan apa, jadi lebih fokus pada proses atau aktivitasnya, bukan pada hasil dari proses atau aktivitasnya.

Kenapa RASCI menjadi penting? ini akan banyak berkaitan dengan Audit Kepatuhan (Compliance Audit) dimana yang diuji adalah kepaturan entitas yang diaudit dalam melaksanakan peraturan/prosedur, dalam hal ini SOP. Dengan matriks RASCI ini auditor akan dengan lebih mudah menentukan pihak mana yang bertanggung jawab dalam sebuah tahapan proses dan apakah telah atau belum memenuhi prosedur yang sudah ditetapkan.

Itu aja gan, catatan kecil saya soal RASCI responsibility charts/matriks, lebih dan kurangnya kita bahas di form komentar ajah :)

Salam.


Reff:
Responsibility assignment matrix (Wikipedia)
Responsibility Charts (Kuliah Manajemen)
The RASCI matrix
The RASCI (SE+)

Artikel terkait:

2 comments